De regels

Zo werkt het!

Wat gebeurt er als je belt of mailt?

Je krijgt zo snel mogelijk één van ons aan de lijn, dan wel een antwoord op je mail. De responstijd is maximaal een werkdag, maar we proberen binnen een paar uur te reageren. Daarna is het aan jou: we kunnen bellen of mailen, ook buiten kantoortijden en als je wilt maken we een afspraak voor een persoonlijk gesprek. Dat laatste gebeurt ook weer in overleg met jou, we kunnen er natuurlijk voor zorgen dat we niet samen op een publieke plek gezien worden.

En dan?

Elke melding behandelen wij ‘op maat’. We kunnen alleen luisteren, maar ook met je bespreken wat je kan verwachten wanneer je voor een bepaalde oplossingsrichting kiest. Ons werk ligt dus niet vast, maar om je toch een idee te geven noemen we een paar mogelijkheden:
Alleen je verhaal kwijt kunnen, ordenen wat er gebeurd is.
We nemen alle tijd, luisteren en stellen vragen. Daarna kunnen we, als je wilt, praten over de mogelijke oplossingsrichtingen. Misschien voel je je dan in staat om zelf de volgende stap te zetten. We blijven altijd op de achtergrond beschikbaar.

Is er een (interne en/of externe) vertrouwenspersoon werkzaam namens de organisatie waarover je meldt?

We zullen altijd eerst kijken of de oplossing binnen de organisatie waarover je meldt kan worden behandeld. Als dat niet mogelijk is, gaan wij voor je aan het werk.

Praten met de ‘veroorzaker’.

Misschien wil je praten met degene die verantwoordelijk is voor het ongewenste gedrag. We kunnen dit samen met je voorbereiden en als je niet alleen in gesprek wil kunnen we ook met je meegaan. Mediation is ook een mogelijkheid. Wij kunnen helpen zo’n traject tot stand te brengen. Zelf zullen we nooit een bemiddelende rol aannemen, we blijven er primair voor jou als ondersteuner.

De formele klacht.

Als het gebeurde ernstig is, of wanneer je alles al hebt geprobeerd, kan je een formele klacht indienen bij de betreffende organisatie. Een klachttraject kan ingrijpend en belastend voor je zijn. We ondersteunen zolang je dat wilt en kunnen ook ter ondersteuning meegaan naar de hoorgesprekken. Ook kunnen we met je bespreken wat je van het indienen van een klacht mag verwachten.

Belangrijk: als je een klacht indient betekent dat niet dat je met de veroorzaker van het ongewenste gedrag wordt geconfronteerd! Betrokkenen zullen in het kader van het klachtonderzoek apart worden gesproken.

Aangifte bij de politie.

Hiervoor kan je kiezen wanneer sprake is van strafbare feiten. Ook nu geldt weer, dat wij je kunnen ondersteunen op een door jou gewenste manier. Meegaan naar de politie is één van de mogelijkheden.

 

Regeling en Protocol

1. Regeling optreden tegen ongewenste omgangsvormen
2. Protocol meldpunt ongewenste omgangsvormen

Regeling optreden tegen ongewenste omgangsvormen

Doel van de regeling

Deze regeling heeft als doel op te treden tegen ongewenste omgangsvormen door deze tegen te gaan en te voorkomen en – waar zij toch voor komen – ze te (h)erkennen en aan te pakken.
De regeling is bedoeld voor iedereen die werkzaam is op de werkvloer in de podiumkunstenbranche en/of audiovisuele media – waaronder film en televisie.

Deze branches kenmerken zich door een aantal risico verhogende factoren, waaronder het feit dat fysieke aanrakingen inherent (kunnen) zijn aan het werk en het gegeven dat vaak tot ’s avonds laat op locatie wordt gewerkt. Daarnaast is de concurrentie op de arbeidsmarkt zeer groot en is men voor het verkrijgen van werk afhankelijk van een kleine groep beslissende personen.
In die omstandigheden kunnen ongewenste omgangsvormen niet alleen gemakkelijk plaatsvinden, maar ook onbesproken en onbestreden blijven.

Als brancheorganisatie en daartoe behorende organisaties, ondernemingen en professionals willen wij ongewenste omgangsvormen tegen gaan en bespreekbaar maken. Daartoe hebben wij deze regeling opgesteld. Hierin geven wij aan hoe wij zullen omgaan met ongewenste omgangsvormen en wat wij zelf doen en wat wij daarbij van de mensen op de werkvloer verwachten.
Wij roepen andere organisaties, ondernemingen en professionals die werkzaam zijn in (een van) onze dan wel in aanpalende branches op om zich bij deze regeling aan te sluiten. Op basis van ervaringen zal de effectiviteit van de regeling regelmatig worden getoetst en zo nodig aangepast.

Voor wie is de regeling?

Deze regeling is niet alleen bedoeld voor werkenden bij onze organisatie/onderneming, maar ook voor derden die zich op de werkvloer van de organisatie/onderneming (kunnen) bevinden.
Dat wil zeggen dat de regeling van toepassing is op zowel degenen die een directe arbeidsrelatie met onze organisatie/onderneming hebben – werknemers, freelancers/zzp’ers, stagiairs of vrijwilligers – als voor derden. Onder derden verstaan wij alle anderen die zich op de werkvloer bevinden, bijvoorbeeld gedetacheerden of uitgeleenden vanuit een ander bedrijf, zoals een uitzend- of payrollorganisatie.
De werkenden voor wie de regeling geldt op grond van een arbeidsrelatie met de organisatie/ onderneming, worden hieronder aangehaald als ‘de medewerk(st)ers’. Anderen worden aangehaald als ‘derden’.

Wat zijn ongewenste omgangsvormen?

Onder ‘ongewenste omgangsvormen’ verstaan wij de gedragingen –ongeacht of er tussen de betrokkenen al dan niet een hiërarchisch verschil in functie of positie bestaat – die leiden tot psychosociale arbeidsbelasting (uitgezonderd werkdruk) in de zin van artikel 3 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet, voor zover het betreft:

  1. intimidatie in de zin van artikel 1a lid 2 Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen en artikel 7:646 lid 7 van het Burgerlijk Wetboek, dat wil zeggen: gedrag dat met het geslacht van een persoon verband houdt en dat tot doel of tot gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast en dat er een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd;
  2. seksuele intimidatie in de zin van artikel 1a lid 3 Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen en artikel 7:646 lid 8 B.W., dat wil zeggen: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of tot gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Voorbeelden van seksuele intimidatie zijn: het maken van dubbelzinnige opmerkingen, het vertellen van stoere verhalen over seksprestaties en schuine grappen, onnodige aanrakingen of wegversperring, schriftelijke benadering met een seksuele connotatie, het tonen van aanstootgevende afbeeldingen op de werkplek, aanranding en verkrachting.
  3. pesten, dat wil zeggen: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meerdere medewerk(st)ers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een medewerk(st)er of groep van medewerk(st)ers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag;
  4. agressie en gebruik van geweld, dat wil zeggen: voorvallen waarbij een medewerk(st)er psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid;
  5. discriminatie, dat wil zeggen: uitspraken, handelingen of beslissingen die beledigend of vernederend zijn vanwege onderscheid op grond van: een fysieke of geestelijke beperking, ras/uiterlijk, afkomst, godsdienst, politieke gezindheid, leeftijd, burgelijke staat, chronische ziekte, geslacht, levensovertuiging of seksuele geaardheid.

Inspanningen van de organisatie/onderneming

Als brancheorganisaties en organisaties, ondernemingen en professionals die deel uitmaken van deze branches, voeren wij door middel van deze regeling een actief beleid gericht op het tegengaan van ongewenste omgangsvormen op de werkplek.
Dit houdt in dat wij allereerst zelf afzien van gedrag dat kan worden opgevat als ongewenste omgangsvorm. Voor een aantal organisaties/ondernemingen/producenten geldt dat een procedure reeds is ingericht ten behoeve van de werknemers waarbij (al dan niet anoniem) een melding gedaan kan worden bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon of (naar keuze van de melder) een interne vertrouwenspersoon
Verder zullen wij problemen bespreekbaar maken, (potentiële) daders aanspreken op hun gedrag en zorgen voor goede opvang van slachtoffers. In voorkomende gevallen zal onze organisatie/onderneming passende maatregelen treffen c.q. sancties opleggen ten aanzien van hen die zich schuldig hebben gemaakt aan ongewenste omgangsvormen.

In het kader van dit beleid zorgen wij voor:

  • een onafhankelijk meldpunt dat bemenst wordt door een tweetal onafhankelijke, gecertificeerde vertrouwenspersonen. Deze staan ter beschikking van alle medewerk(st)ers en derden op de werkvloer, evenals van de organisatie/onderneming zelf. De vertrouwenspersonen zijn aanspreekpunt in geval van ongewenste omgangsvormen, die niet in overleg met betrokkene(n) kunnen worden opgelost. De vertrouwenspersonen opereren vanuit een laagdrempelig, onafhankelijk centraal meldpunt. Zie verder het Protocol meldpunt ongewenste omgangsvormen.
  • wij bekendheid geven aan ons beleid tegen ongewenste omgangsvormen, niet alleen via de website(s) < naam site(s) > , maar ook door dit beleid nadrukkelijk onder de aandacht te brengen van alle medewerk(st)ers en derden op de werkvloer. Bijvoorbeeld in het kader van werving, sollicitatiegesprekken, in contracten en contractbesprekingen, werkoverleggen en in documenten als een huishoudelijk reglement en/of een medewerkershandboek.

Wat wordt verwacht van mensen op de werkvloer

Zowel van medewerk(st)ers als van derden, verwachten wij dat zij zich in de omgang met alle anderen op de werkvloer, collegiaal en respectvol gedragen en ongewenste omgangsvormen vermijden, ongeacht of tussen hen hiërarchische verschillen bestaan in functie of positie. Verder verwachten wij dat allen die zich op de werkvloer bevinden alert zijn op ongewenst gedrag tussen andere personen op de werkvloer.

Van ongewenste omgangsvormen kan melding worden gemaakt door allen die zich op de werkvloer bevinden. Zowel een slachtoffer als een getuige van ongewenst gedrag op de werkvloer, adviseren wij nadrukkelijk dit gedrag aan de orde te stellen op de wijze zoals hierna is vermeld.

Aan de orde stellen van ongewenste omgangsvormen

Als iemand ongewenst gedrag ervaart of waarneemt, in het bijzonder maar niet uitsluitend indien hij/zij zelf slachtoffer is van dat gedrag, adviseren wij dat gedrag allereerst te bespreken met de betrokkene(n) zelf, bij voorkeur zo spoedig mogelijk.

Indien men dit niet aandurft of niet aankan of indien eerdere bespreking met de betrokkene(n) niet het gewenste gevolg heeft gehad, adviseren wij het gedrag te bespreken met de verantwoordelijke organisatiemanager.

Indien men ook dit niet aandurft of niet aankan of indien eerdere bespreking met de verantwoordelijke organisatiemanager niet het gewenste gevolg heeft gehad, adviseren wij het slachtoffer of de waarnemer om contact op te nemen met één van de door ons aangestelde vertrouwenspersonen. Dat kan via een laagdrempelige website, per e-mail, telefonisch of per post.

Daarnaast heeft men altijd de mogelijkheid om zich met een vordering tot de burgerlijke rechter te wenden.

Ondertekening

Ondergetekende brancheorganisaties en organisaties/ondernemingen/producenten en professionals sluiten zich aan bij bovenstaande Regeling Optreden tegen Ongewenste Omgangsvormen en verklaren alle inspanningen die daarbij horen te zullen uitvoeren:

Protocol meldpunt ongewenste omgangsvormen

Mei 2018 – De vertrouwenspersoon

1. Uitgangspunten

Dit protocol beschrijft de werkwijze van het centrale, gezamenlijke meldpunt ongewenste omgangsvormen van de podiumkunsten, film en televisiesector.

Het meldpunt heeft tot doel, slachtoffers van ongewenste omgangsvormen een vertrouwelijk, laagdrempelig, onafhankelijk en gemakkelijk toegankelijk aanspreekpunt dan wel klankbord te bieden. Het meldpunt zal altijd handelen naar dat beginsel.

Het meldpunt wordt bemenst door ervaren, gecertificeerde vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersonen staan primair aan de zijde van de melder en behouden die positie ook, zodat melders zich verzekerd weten van ondersteuning zolang zij dat wensen. De vertrouwenspersoon biedt de melder ondersteuning bij het vinden van een oplossing. De vertrouwenspersoon zal niet zelf optreden als bemiddelaar, maar kan desgewenst wel de melder doorverwijzen naar een derde die deze rol kan vervullen. Indien een slachtoffer een formele klacht wenst in te dienen, zal de vertrouwenspersoon daarbij ondersteuning verlenen. Hij/zij kan het slachtoffer ook tijdens de loop van het klachtonderzoek nadere ondersteuning verlenen.

Onder ‘ongewenste omgangsvormen’ wordt verstaan:
– seksuele intimidatie dan wel seksueel misbruik;
– agressie en geweld (met inbegrip van intimidatie en machtsmisbruik);
– discriminatie;
– pesten.

Het meldpunt is belast met een drietal taken:
– De opvang en ondersteuning van melders, die geconfronteerd zijn geweest met ongewenste omgangsvormen. Dit is de hoofdtaak;
– Het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan de aangesloten organisaties, wanneer de bevindingen van het meldpunt daartoe aanleiding geven. Vanzelfsprekend wordt daarbij altijd de met melder(s) overeengekomen mate van vertrouwelijkheid gerespecteerd;
– Desgewenst: het geven van informatie en voorlichting, in welke vorm dan ook.

Een essentiële voorwaarde voor het welslagen van het meldpunt, is de absolute garantie van vertrouwelijkheid. Het is van belang te beseffen dat de melder niets ‘moet’, en altijd de eigen regie dient te behouden over zijn of haar melding. Daaruit volgt dat het hebben van contact met het meldpunt geen enkele consequentie voor de melder mag hebben en dat door het meldpunt geen enkele actie wordt ondernomen, zolang de melder dat niet wil. Dit lijkt wellicht vanzelfsprekend te zijn, maar de ervaring leert dat dit door melders niet op voorhand als zodanig wordt ervaren. Het is dan ook van het grootste belang, de garantie van vertrouwelijkheid te benadrukken in de communicatie omtrent het meldpunt. Indien dit niet expliciet gebeurt, zullen veel potentiële melders het meldpunt vermoedelijk als te hoogdrempelig ervaren.

Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen zal het meldpunt het uitgangspunt van vertrouwelijkheid verlaten. Dit gebeurt uitsluitend wanneer een wettelijke bepaling het meldpunt daartoe dwingt. In de praktijk zal hiervan uitsluitend sprake zijn wanneer sprake is van acuut gevaar voor minderjarigen, dat slechts weggenomen kan worden door het verbreken van de geheimhouding.

De term ‘vertrouwelijk’ mag niet worden verward met ‘anoniem’. In het eerste geval is de vertrouwenspersoon op de hoogte van de identiteit van de melder, terwijl dat in het geval van anonieme meldingen niet het geval is. Het meldpunt zal anonieme adviesvragen en meldingen in ontvangst nemen. Daarbij moet wel worden aangetekend dat het in bepaalde gevallen niet of nauwelijks mogelijk is om naar aanleiding van een anonieme melding actie te ondernemen.
Indien de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden structurele misstanden of knelpunten signaleert, kan hij/zij deze ter kennis brengen van de onderneming/organisatie zonder de identiteit te onthullen van de melder(s), tenzij deze heeft/hebben aangegeven daartegen geen bezwaar te hebben.

Het meldpunt zal de meldingen registreren. Periodiek wordt rapport uitgebracht omtrent het aantal en de aard van de ontvangen meldingen per sector. Dit stelt de sector in staat zicht te houden op risicovolle situaties en indien nodig in te grijpen teneinde die situaties weg te nemen. Het spreekt vanzelf dat de rapportages zodanig worden opgesteld, dat herleidbaarheid naar individuele melders absoluut is uitgesloten.

2. Werkwijze

Het meldpunt wordt bemenst door twee vaste vertrouwenspersonen, een man en een vrouw. De melder kan zelf kiezen met wie hij/zij wil spreken. Beide vertrouwenspersonen hebben een gekwalificeerde achterwacht, zodat altijd iemand beschikbaar is om melders te woord te staan.

Het meldpunt stelt separate telefoonnummers en e-mailadressen voor de beide vertrouwenspersonen beschikbaar. De responstijd bedraagt uiterlijk 24 uur, te weten 1 werkdag. Het streven is evenwel, melders binnen enkele uren te woord te kunnen staan. Contact is, wanneer de melder dat wenst, op afspraak ook mogelijk buiten de gebruikelijke kantoortijden. Contacten kunnen verlopen per e-mail, telefonisch of persoonlijk.

Het door de sector geformuleerde streven is, alle meldingen ‘op maat’ te begeleiden. De werkwijze van het meldpunt is in hoge mate afhankelijk van de wensen van de melder, die te allen tijde de regie over de melding behoudt. Niettemin zijn er, ten aanzien van de wijze waarop meldingen kunnen worden afgehandeld, in algemene termen een viertal ‘stadia’ te onderscheiden. Benadrukt moet wel worden, dat deze stadia niet in de omschreven volgorde hoeven te worden gevolgd. Daarnaast kan, wanneer een bepaald stadium niet succesvol is gebleken, voor een volgend stadium worden gekozen. Het is de melder die dit bepaalt.

In alle gevallen zal de vertrouwenspersoon de melder desgewenst met raad en daad bijstaan. De vertrouwenspersoon is daarbij niet zozeer ‘adviseur’, maar eerder ‘scenarioschetser’; de vertrouwenspersoon kan met de melder bespreken wat men kan verwachten wanneer men voor een bepaalde oplossingsrichting kiest.

Stadium 1: Het verhaal kwijt kunnen, ordenen, ‘sparren’.
De ervaring leert, dat veel melders geen andere behoefte hebben dan het in alle rust bespreken van de eigen ervaring. De vertrouwenspersoon neemt alle tijd, luistert en kan door vragen te stellen samen met de melder ordenen wat er precies is gebeurd. Vervolgens kan, wanneer de melder dat wenst, gezocht worden naar oplossingsrichtingen. In veel gevallen voelt de melder zich, na één of twee van dergelijke gesprekken, zelf in staat om een vervolgstap te zetten, bijvoorbeeld door met de veroorzaker in gesprek te gaan. De vertrouwenspersoon blijft op de achtergrond beschikbaar. Dit wordt door melders vaak als ‘steun in de rug’ ervaren.

Stadium 2: Informeel oplossen
In veel gevallen zal de melder de behoefte hebben om met de veroorzaker in gesprek te gaan, om het ongewenste gedrag te doen stoppen. Het is van belang te beseffen dat de veroorzaker zich niet in alle gevallen bewust zal zijn van de wijze waarop zijn/haar gedrag wordt ervaren. Door hierover te spreken wordt de veroorzaker in de gelegenheid gesteld tot inzicht komen en het eigen gedrag te veranderen. De vertrouwenspersoon kan helpen bij het tot stand brengen van het gesprek. En wanneer de melder zich niet in staat voelt dit gesprek alleen te voeren, kan de vertrouwenspersoon desgewenst ter ondersteuning meegaan.

In sommige gevallen is een wat meer ingekaderde procedure wenselijk en kan voor mediation worden gekozen. De vertrouwenspersoon kan behulpzaam zijn bij het tot stand brengen van een mediationtraject. Overigens zal de vertrouwenspersoon, zoals eerder reeds aangegeven, nooit zelf een bemiddelende rol aannemen. De vertrouwenspersoon blijft beschikbaar als ondersteuner van de melder.

Stadium 3: De formele klacht
Wanneer de melder dit wenst, bijvoorbeeld wanneer het informele traject niet tot resultaat dan wel oplossingen heeft geleid of wanneer de ernst van het gebeurde daar direct aanleiding toe geeft, kan besloten worden een formele klacht in te dienen. Organisaties zijn verplicht te zorgen voor een veilige werkomgeving, waaruit volgt dat zij formele klachten over ongewenste omgangsvormen zorgvuldig dienen te behandelen dan wel onderzoeken.

Het indienen van een klacht en het doorlopen van een klachtenprocedure is voor melders ingrijpend en belastend. De vertrouwenspersoon zal de melder tijdens het traject desgewenst ondersteunen, bijvoorbeeld door met de melder mee te gaan naar (hoor)gesprekken. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon met de melder bespreken wat hij/zij van het indienen van een klacht in redelijkheid mag verwachten.

Stadium 4: Aangifte bij de politie
Hiervoor kan worden gekozen wanneer sprake is van strafbare feiten. Ook nu geldt weer, dat de vertrouwenspersoon kan ondersteunen op een door de melder gewenste manier. Meegaan naar de politie is één van de mogelijkheden.

3. Vertrouwelijkheid en privacy

Het meldpunt, de vertrouwenspersonen en anderen die onder verantwoordelijkheid van het meldpunt en bureau De Vertrouwenspersoon bij de werkzaamheden betrokken zijn, verplichten zich uiteraard tot geheimhouding van alle informatie die zij ontvangen, behalve in het uitzonderlijke geval waarin een wettelijke bepaling zich daartegen verzet. Informatie wordt slechts met anderen gedeeld wanneer de melder daar expliciet mee instemt. Deze verplichting blijft in stand na afronding van de werkzaamheden. Op alle werkzaamheden, met inbegrip van registratie en dossiervorming, is de vigerende privacywetgeving van toepassing.

Alle dossiers worden na drie jaar definitief vernietigd. Wel bewaart het meldpunt een niet naar melders herleidbare, geanonimiseerde registratie van gepasseerde casuïstiek.

Persoonlijke (contact)gegevens van melders (bijvoorbeeld telefoonnummers, e-mailadressen) worden na afronding van de melding, maar ook op het eerste verzoek van melder, onmiddellijk en definitief vernietigd.
Het meldpunt zal geen pogingen doen de identiteit van anonieme melders te achterhalen, anders dan door hen hier vrijblijvend naar te vragen. Het meldpunt beschikt niet over technische mogelijkheden om de identiteit van melders te achterhalen op grond van IP-adressen, telefoonnummers et cetera.

Persoonlijke gesprekken worden, in overleg met de melder, gevoerd op neutrale locaties. Wanneer de situatie daarom vraagt zorgen de vertrouwenspersonen ervoor dat zij niet samen met de melder in het openbaar worden gezien.
De zorgvuldige afhandeling van casuïstiek is zelden of nooit gebaat bij voortijdige berichtgeving in de pers. De vertrouwenspersonen zullen in principe nooit ingaan op informatieverzoeken van de pers ten aanzien van casuïstiek. Hierop kan eventueel slechts een uitzondering worden gemaakt wanneer de melder daarmee expliciet instemt en de belangen van anderen niet onredelijk worden geschaad.